Im Zeugnistool gibt es folgende Rollen:
HR
Ist Zeugnisprozessverantwortlicher, welcher die Zeugnisprozesse initiiert und verwaltet. HR ist immer der direkte Ansprechpartner des Vorgesetzten.
Evaluator
Ist der Beurteiler, welcher seinen Mitarbeiter nach erbrachten Leistungen beurteilt, die Textbausteine auswählt und den ersten Entwurf generiert.
Mitarbeiter
Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, einen Zeugnisantrag zu stellen.
Er kann auch dazu aufgefordert werden die Hauptaufgaben zu erfassen sowie das Zeugnis vor der Finalisierung zu überprüfen.